Перевірка ZUS у фірмі: що перевіряє, скільки триває і як підготуватися

Перевірка ZUS з’ясовує, чи ви як платник внесків правильно реєструєте людей у системі страхування, нараховуєте і сплачуєте внески та виплачуєте допомоги. Якщо ви підприємець, спочатку ви отримуєте повідомлення, а інспектор може почати не раніше ніж через 7 днів і не пізніше ніж до закінчення 30 днів з моменту його вручення. У мікропідприємця всі перевірки ZUS можуть тривати загалом 6 робочих днів на рік, у найбільших фірм – 48. Перевірка закінчується протоколом, на заперечення до якого у вас є 14 днів.

Кого і що перевіряє ZUS

Перевірку проводять інспектори контролю ZUS (Управління соціального страхування) у платників внесків (ст. 86 абз. 1 Закону про систему соціального страхування (ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych), далі – «системний закон»). Обсяг перевірки визначає ст. 86 абз. 2. Інспектор може перевірити, зокрема:

• реєстрацію в системі соціального страхування – зокрема й те, чи відбулася вона вчасно (за загальним правилом 7 днів з моменту виникнення обов’язку страхування – ст. 36 абз. 4);
• правильність і добросовісність обчислення, утримання і сплати внесків та інших платежів, які стягує ZUS;
• встановлення права на виплати із соціального страхування, їх виплату і розрахунок – а отже й допомоги, якщо їх виплачуєте ви;
• підготовку заяв на пенсійні виплати та виплати у зв’язку з непрацездатністю, видачу довідок і передачу даних для цілей страхування;
• дані, зазначені в заяві про звільнення від сплати внесків за ст. 17a системного закону (так звані «канікули зі сплати внесків», wakacje składkowe);
• майно – але тільки у платника, який має заборгованість із внесків.

Договори доручення, договори підряду і збіг підстав для страхування

Виконавці за договором доручення (umowa zlecenia) – агентським договором, договором доручення або іншим договором про надання послуг, до якого застосовуються положення про доручення, – за загальним правилом підлягають обов’язковому пенсійному страхуванню і страхуванню на випадок непрацездатності (ст. 6 абз. 1 п. 4; виняток – учні та студенти до досягнення 26 років – ст. 6 абз. 4). Договорів підряду (umowa o dzieło) у цьому переліку немає, з одним важливим винятком: особа, яка уклала договір доручення або підряду з власним роботодавцем або виконує його на користь роботодавця, для цілей страхування розглядається як працівник (ст. 8 абз. 2a). Тож очікуйте запитань про те, що фактично було предметом договору, названого «договором підряду».

Про кожен договір підряду, укладений з особою, яка не є вашим працівником, ви повідомляєте ZUS протягом 7 днів з моменту його укладення (ст. 36 абз. 17; форма RUD). При збігу підстав (наприклад, штатна робота в іншій фірмі і договір доручення у вас) те, за якою підставою страхування є обов’язковим, визначає ст. 9 системного закону. З 8 липня 2026 р. закон передбачає також інформаційну систему для обміну даними між ZUS, Державною інспекцією праці (PIP) і головою Національної податкової адміністрації (KAS) для цілей аналізу ризику (ст. 68ac), а ZUS надає інспекції праці, зокрема, дані про заявлені договори підряду (ст. 50 абз. 13a п. 3).

Як ZUS обирає фірми для перевірки

З 1 січня 2026 р. планові перевірки ґрунтуються на категоріях ризику: після аналізу ймовірності порушення закону підприємців відносять до низького, середнього або високого ризику (ст. 47 абз. 1 Закону про підприємців (Prawo przedsiębiorców)). Від категорії залежить частота планових перевірок (ст. 55a абз. 1):

• низький ризик – не частіше ніж раз на 5 років;
• середній ризик – не частіше ніж раз на 3 роки;
• високий ризик – так часто, як це необхідно для ефективного застосування законодавства.

ZUS повідомляє в Бюлетені публічної інформації (BIP), що запровадив аналіз ризику з 1 січня 2026 р., а на категорію впливають, зокрема, кількість зареєстрованих застрахованих, код PKD (вид діяльності), співвідношення виплачених допомог до належних внесків і збіг підстав для страхування. Свою категорію ви дізнаєтеся з повідомлення про планову перевірку (ст. 48 абз. 3 п. 4b). Обмеження стосуються лише планових перевірок – план не застосовується, зокрема, за обґрунтованої підозри у вчиненні злочину, проступку або іншого порушення правового обов’язку (ст. 47 абз. 2 п. 1).

Повідомлення про намір розпочати перевірку

Підприємця ZUS повідомляє про намір розпочати перевірку (ст. 48 абз. 1 Закону про підприємців, що застосовується до перевірок ZUS на підставі ст. 92a системного закону). Перевірка починається не раніше ніж через 7 днів і не пізніше ніж до закінчення 30 днів з моменту вручення повідомлення; після цього строку потрібне нове повідомлення (ст. 48 абз. 2). За вашою заявою вона може початися раніше (ст. 48 абз. 4).

З 13 липня 2025 р. повідомлення містить також попередній перелік документів і відомостей, яких очікує орган (ст. 48 абз. 3 п. 4a). Це не закритий перелік – інспектор може вимагати й інші документи, пов’язані з обсягом перевірки (ст. 48 абз. 12). Повідомлення не буде, зокрема, тоді, коли перевірка необхідна для запобігання злочину чи проступку або для забезпечення доказів (ст. 48 абз. 11 п. 2).

Саму перевірку інспектор розпочинає після пред’явлення службового посвідчення і вручення повноваження на перевірку; день вручення повноваження є датою початку перевірки (ст. 89 абз. 1 і 2 системного закону). Перевірте в повноваженні обсяг, а також дати початку і передбачуваного закінчення перевірки (ст. 89 абз. 1a) – перевірка не може виходити за цей обсяг (ст. 49 абз. 9 Закону про підприємців). Пред’явіть також книгу перевірок (książka kontroli) (ст. 57 абз. 6). Про спротив та інші права я пишу у статті права підприємця під час перевірки.

Де відбувається перевірка і скільки вона триває

Перевірочні дії проводяться за місцезнаходженням платника і в місцях ведення діяльності, а також у третіх осіб, яким доручено частину дій на підставі окремого договору (ст. 90 абз. 1 системного закону). За вашою згодою перевірка може відбуватися в місці зберігання документації, у відділенні ZUS або дистанційно (ст. 51 абз. 2–3a Закону про підприємців).

Тривалість усіх перевірок ZUS у підприємця в одному календарному році обмежує ст. 55 абз. 1 Закону про підприємців:

Статус залежить також від обороту або валюти балансу. Ліміт для мікропідприємців скорочено з 12 до 6 робочих днів з 13 липня 2025 р. Перевірку у мікропідприємця можна, однак, продовжити – не більше ніж до подвійного ліміту – якщо після завершення дій у фірмі залишилися тільки збір і аналіз документів та складання протоколу (ст. 55 абз. 6a). В інших випадках продовження можливе лише з причин, що не залежать від органу, потребує письмового обґрунтування і не може порушувати річний ліміт (ст. 55 абз. 3). Ліміти не застосовуються, зокрема, коли перевірка необхідна для запобігання злочину чи проступку (ст. 55 абз. 2 п. 2).

Повноваження інспектора та обов’язки платника

Інспектор контролю ZUS має право (ст. 87 абз. 1 системного закону):

• вивчати книги, фінансово-бухгалтерські та кадрові документи й інші носії інформації, пов’язані з обсягом перевірки;
• забезпечувати докази і вимагати відомості від платника та застрахованих;
• встановлювати особу людей, якщо це необхідно для цілей перевірки;
• викликати і допитувати свідків, а коли інших доказів недостатньо – також платника і застрахованого.

Ви зобов’язані (ст. 88 абз. 1) надати документи, пов’язані з обсягом перевірки, – зокрема й ті, що зберігаються у третіх осіб, – видати їх копії, забезпечити умови для роботи інспектора, давати пояснення і подати польський переклад документації іноземною мовою. Ви робите це безоплатно, а необхідні документи надаєте у строк, встановлений інспектором (ст. 88 абз. 2 і 3).

У вас є й права: ви можете брати участь у діях особисто або через зазначену вами особу (ст. 89 абз. 4), а про допит свідків і огляд інспектор повинен повідомити вас так, щоб участь була можливою (ст. 89 абз. 5). Зрив або перешкоджання перевірці є проступком (ст. 98 абз. 1 п. 3) – тож користуйтеся своїми правами в передбаченому законом порядку.

Документи, які ZUS зазвичай запитує, – контрольний список

Відправна точка – попередній перелік із повідомлення. Наведений нижче перелік, що ґрунтується на обсязі перевірки за ст. 86 абз. 2 системного закону, використовуйте як допомогу для власної ревізії:

• книга перевірок, а також повноваження і протоколи попередніх перевірок (ст. 57 абз. 1 Закону про підприємців);
• заяви про реєстрацію в системі страхування і про зняття з обліку;
• розрахункові декларації та іменні щомісячні звіти разом із коригуваннями – копії ви зберігаєте 5 років з моменту передачі до ZUS (ст. 47 абз. 3c);
• особові справи і трудові договори;
• договори доручення, договори підряду та інші договори про надання послуг – з рахунками, а для договорів підряду також з підтвердженнями повідомлення (RUD);
• заяви виконавців та інші документи, на підставі яких визначено підставу для страхування при збігу підстав;
• платіжні відомості, картки заробітної плати і фінансово-бухгалтерські документи, що підтверджують виплати та сплату внесків;
• документація щодо допомог – якщо ви виплачуєте допомоги із соціального страхування;
• письмове зазначення особи, уповноваженої представляти вас під час перевірки (ст. 50 абз. 3 Закону про підприємців).

Особові справи і договори переглядає також інспекція праці, тому ревізію варто поєднати з тим, що я описую в посібнику як підготуватися до перевірки PIP. У межах передперевірочного аудиту я перевіряю повноту цих документів та їх відповідність даним, переданим до ZUS; різницю між видами аудиту я пояснюю в тексті «холодний» чи передперевірочний аудит.

Протокол перевірки і 14 днів на заперечення

Висновки інспектор викладає в протоколі перевірки, який складається у двох примірниках – один для вас (ст. 91 абз. 1 і 2 системного закону).

На заперечення у вас є 14 днів з дня отримання протоколу; одразу вкажіть у них докази (ст. 91 абз. 3). Інспектор зобов’язаний їх розглянути, за потреби провести додаткові дії і письмово повідомити вас про результат розгляду (ст. 91 абз. 4). До доповнення (aneks), що змінює протокол, ви теж можете подати заперечення протягом 14 днів, якщо тільки його не складено за результатами розгляду ваших заперечень (ст. 91 абз. 2a, 3 і 4a).

Якщо з висновків випливає необхідність коригування, коригуючі документи ви подаєте не пізніше 30 днів з моменту отримання протоколу, доповнення або повідомлення про результат розгляду заперечень (ст. 41 абз. 7b п. 2 і ст. 47 абз. 3b). Як читати протокол і вибудовувати заперечення, я описую в тексті протокол перевірки – що далі.

Що далі: рішення ZUS і оскарження в суді

Протокол перевірки є підставою для винесення рішення (ст. 91 абз. 5 і ст. 83 системного закону). За інформацією ZUS, якщо ви не подасте коригування вчасно, ZUS відкриває адміністративне провадження і письмово повідомляє про це.

Рішення можна оскаржити в суді (ст. 83 абз. 2). Скаргу ви подаєте письмово до того підрозділу ZUS, який виніс рішення, протягом місяця з дня його вручення (ст. 477⁹ § 1 Цивільного процесуального кодексу (Kodeks postępowania cywilnego)). ZUS може протягом 30 днів сам змінити або скасувати рішення; в іншому разі в цей строк він передає справу до суду (ст. 83 абз. 6 і 7). Справи про підлягання страхуванню і про внески розглядає окружний суд (sąd okręgowy) (ст. 477⁸ § 1 ЦПК). Якщо рішення набуде законної сили, на подання коригувань у вас є 7 днів (ст. 41 абз. 7b п. 1).

Строк давності за внесками і санкції

Заборгованість із внесків погашається давністю після закінчення 5 років з дня, коли внески стали підлягати сплаті (ст. 24 абз. 4 системного закону). Перебіг цього строку, однак, може зупинятися – зокрема, з дня відкриття ZUS провадження про винесення рішення, що встановлює обов’язок підлягати страхуванню, базу для нарахування внесків або обов’язок їх сплати, до дня, коли рішення набуде законної сили (ст. 24 абз. 5f). З 8 липня 2026 р. додалося ще одне зупинення: на час оскарження рішення інспекції праці, що констатує існування трудових відносин (ст. 24 абз. 5h).

Штраф загрожує, зокрема, за несплату внесків у строк, неподання необхідних даних або подання недостовірних, перешкоджання перевірці, а також неподання у строк декларацій і звітів (ст. 98 абз. 1 п. 1a–6).

Чим я можу допомогти

Якщо повідомлення вже надійшло, у межах передперевірочного аудиту я проходжу разом з вами за зазначеним у ньому переліком документів, порівнюю договори і платіжні відомості з тим, що показано в ZUS, і вказую, що впорядкувати до візиту інспектора. Я можу також супроводжувати вас під час перевірочних дій, а після перевірки допомогти проаналізувати протокол і підготувати заперечення у встановлений законом строк. Склад пакетів ви знайдете на сторінці послуг.