Як підготуватися до перевірки PIP? 5 ключових кроків у 2026 р.

До перевірки Державної інспекції праці (Państwowa Inspekcja Pracy, PIP) ви готуєтеся ще до того, як інспектор стане у дверях: упорядковуючи договори, облік робочого часу, документи з охорони праці (BHP) та законність працевлаштування, а також визначаючи, хто у фірмі приймає перевірку. Інспектор праці може прийти без попередження, у будь-який час дня і ночі (ст. 24 абз. 1 Закону про Державну інспекцію праці – ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy), а з 8 липня 2026 р. діє реформа PIP: вищі штрафи, дистанційні перевірки та рішення про встановлення факту трудових відносин при цивільно-правових договорах і B2B. Нижче – правовий стан на жовтень 2026 р. і п’ять кроків.

Реформа PIP діє з 8 липня 2026 р. – це вже не проєкт

Закон від 11 березня 2026 р. про внесення змін до Закону про Державну інспекцію праці був оприлюднений 7 квітня 2026 р. (Дз. У. 2026 поз. 473 – Dz. U.) і набрав чинності через три місяці, тобто 8 липня 2026 р. (ст. 20 цього закону). Найважливіші зміни:

• Рішення про встановлення трудових відносин. Якщо в договорі доручення (umowa zlecenia) або у співпраці B2B переважають ознаки трудових відносин за ст. 22 § 1 Кодексу праці (Kodeks pracy), інспектор видає письмову вказівку (polecenie) про усунення порушень (ст. 11 абз. 2 Закону про PIP). Лише якщо її не буде виконано, окружний інспектор праці може видати рішення про встановлення факту трудових відносин або подати позов до суду (ст. 11 абз. 1 п. 7a і ст. 33a абз. 3).
• Дистанційні перевірки. В обґрунтованих випадках перевірка або окремі перевірочні дії можуть відбуватися дистанційно – поштою або в електронній формі (ст. 26 абз. 5), а інспектор може вимагати онлайн-трансляції (ст. 23 абз. 1 п. 2a).
• Вищі штрафи та мандати (mandat). Межі штрафів за Кодексом праці зросли вдвічі – суми наведено в таблиці нижче.
• Індивідуальні інтерпретації. Головний інспектор праці за заявою оцінює, чи описані правовідносини є трудовими – не пізніше ніж за 30 днів від подання повної заяви, за плату 40 zł (ст. 14b абз. 1, 4 і 6).
• Рік на добровільне впорядкування договорів. Хто до 8 липня 2026 р. уклав цивільно-правовий договір з ознаками трудових відносин і протягом 12 місяців – до 8 липня 2027 р. – добровільно укладе трудовий договір, не відповідає за правопорушення за ст. 281 § 1 п. 1 Кодексу праці (ст. 16 закону про внесення змін).

Правова основа та повноваження інспектора праці

Перевірку регулює Закон від 13 квітня 2007 р. про Державну інспекцію праці, а щодо підприємців – також Закон про підприємців (Prawo przedsiębiorców; ст. 45 і наступні) та Конвенція № 81 Міжнародної організації праці. Перевірці підлягають роботодавці, а в частині охорони праці, законності працевлаштування та цивільно-правових договорів – також підприємці, які не є роботодавцями, але на користь яких робота виконується або протягом року до перевірки виконувалася, зокрема самозайнятими (ст. 13 п. 1 Закону про PIP).

Інспектор має право, зокрема (ст. 23 абз. 1):

• вільно входити на територію фірми та оглядати робочі місця, машини і хід роботи (п. 1 і 2);
• вимагати інформацію від вас, теперішніх і колишніх працівників, а також осіб, які працюють на іншій підставі, і допитувати їх (п. 3);
• вимагати особові справи та документи, пов’язані з виконанням роботи, – паперові або електронні (п. 5);
• перевіряти особу людей, які виконують роботу (п. 9).

Ваш обов’язок – негайно надати витребувані документи (ст. 27). Перешкоджання діяльності інспекції – це правопорушення, за яке загрожує штраф від 2000 zł до 60 000 zł (ст. 283 § 2 п. 8 Кодексу праці), а зрив або перешкоджання службовій дії – злочин, за який загрожує позбавлення волі на строк до 3 років (ст. 225 § 2 Кримінального кодексу – Kodeks karny). Ваші права я описую в порадникові Права підприємця під час перевірки.

Чи мусить PIP попереджати про перевірку?

Ні. Інспектори праці можуть проводити перевірку «без попередження і в будь-який час дня і ночі» (ст. 24 абз. 1 Закону про PIP). Закон про підприємців за загальним правилом вимагає повідомлення про намір розпочати перевірку (ст. 48 абз. 1), але виключає цей обов’язок, коли перевірка проводиться на підставі ратифікованого міжнародного договору (ст. 48 абз. 11 п. 1). Таким договором є Конвенція МОП № 81, яка дає інспекторам право доступу без попереднього повідомлення (ст. 12 абз. 1 літ. a). При цьому PIP повідомляє, що інспектор може – але не мусить – попередити роботодавця про візит.

Перевірку підприємця проводять після пред’явлення службового посвідчення та повноваження на перевірку, в якому зазначено, зокрема, обсяг перевірки, дату початку та передбачуваний строк завершення (ст. 24 абз. 3 і 4). У невідкладних випадках достатньо посвідчення, а повноваження треба вручити протягом 7 днів (ст. 24 абз. 5); при цьому ст. 49 абз. 1 Закону про підприємців вимагає, щоб підприємцеві його вручили не пізніше ніж протягом 3 робочих днів від початку перевірки.

Як довго може тривати перевірка PIP?

Закон про PIP не встановлює максимальної тривалості однієї перевірки. Річний ліміт усіх перевірок одного органу випливає зі ст. 55 абз. 1 Закону про підприємців: 6 робочих днів у мікропідприємця, 18 у малого, 24 у середнього і 48 у решти. Однак ця норма має винятки – ліміт не застосовується, зокрема, коли ратифікований міжнародний договір передбачає інше, коли перевірка необхідна для запобігання злочину чи правопорушенню, а також при безпосередній загрозі життю або здоров’ю (ст. 55 абз. 2 п. 1–3).

Тож не будуйте підготовку на самому лише ліміті: у 2025 р. перевірки, розпочаті у зв’язку зі скаргами, становили 39,6% усіх перевірок (річний звіт PIP «Podsumowanie działalności PIP 2025»). Перевірте строк у повноваженні та пильнуйте книгу перевірок (książka kontroli), яку ви негайно пред’являєте перевіряючому (ст. 57 абз. 1 і 6 Закону про підприємців).

Як підготуватися до перевірки PIP – 5 кроків

Крок 1. Порівняйте договори з фактичним станом

Робота визначеного роду, на користь роботодавця і під його керівництвом, у місці та в час, які він визначає, за винагороду є зайнятістю на підставі трудових відносин незалежно від назви договору (ст. 22 § 1 і § 1¹ Кодексу праці). Перевірте в кожному договорі доручення та контракті B2B, хто визначає години і місце роботи та хто дає вказівки. Якщо договір, укладений до 8 липня 2026 р., насправді є штатною роботою, до 8 липня 2027 р. ви можете добровільно укласти трудовий договір на умовах ст. 16 закону про внесення змін. У межових випадках розгляньте подання заяви про індивідуальну інтерпретацію: вона зобов’язує органи PIP, а заявника не можна притягнути до санкцій у тій мірі, в якій він її дотримався (ст. 14b абз. 16 і 17).

Перевірте також базові речі: трудовий договір, укладений або підтверджений письмово до допуску до роботи (ст. 29 § 2 Кодексу праці), а також повні особові справи та кадрову документацію (ст. 94 п. 9a).

Крок 2. Перевірте облік робочого часу та виплати

Роботодавець веде облік робочого часу працівника (ст. 149 § 1 Кодексу праці). Переконайтеся, що ви забезпечуєте щонайменше 11 годин безперервного відпочинку на кожну добу (ст. 132 § 1) і 35 годин на кожен тиждень (ст. 133 § 1), а надурочні розраховано.

У 2025 р. інспектори провели 17 805 перевірок щодо робочого часу і виявили порушення у 9155 роботодавців – зокрема неведення або недостовірне ведення обліку та відсутність відпочинку. У питаннях оплати праці найчастіше виявляли несвоєчасну виплату заробітної плати, відсутність компенсації за надурочні та невиплачену компенсацію за невикористану відпустку (річний звіт PIP «Podsumowanie działalności PIP 2025»). Припис про виплату належної заробітної плати підлягає негайному виконанню (ст. 11 абз. 1 п. 7 Закону про PIP).

Крок 3. Перевірте охорону праці: медогляди, навчання, оцінку ризику

Не можна допускати до роботи працівника без чинного медичного висновку (ст. 229 § 4 Кодексу праці) і без навчання з охорони праці (BHP); періодичне навчання також є обов’язком роботодавця (ст. 237³ § 1 і 2). Професійний ризик треба оцінити та задокументувати (ст. 226 п. 1). Якщо порушення створює безпосередню загрозу життю або здоров’ю, інспектор може приписати зупинити роботи або експлуатацію машин з негайним виконанням (ст. 11 абз. 1 п. 2 і 3 Закону про PIP).

Відсутність медогляду чи навчання не надолужити заднім числом у день перевірки – про профілактичний огляд я пишу в тексті «Холодний» чи передперевірочний аудит.

Крок 4. Підтвердьте законність працевлаштування

PIP перевіряє законність працевлаштування, зокрема роботи іноземців (ст. 10 абз. 1 п. 3 і 4 Закону про PIP). Переконайтеся, що кожна особа, яка виконує роботу, має договір і реєстрацію в системі страхування, а іноземець – також чинні документи про перебування та такі, що дають право на роботу. Незаконне доручення роботи іноземцю карається штрафом від 3000 zł до 50 000 zł, не нижчим ніж 3000 zł за одного іноземця (ст. 84 абз. 1 і 13 Закону від 20 березня 2025 р. про умови допустимості доручення роботи іноземцям). У цих справах мандат може становити до 10 000 zł (ст. 96 § 1af Кодексу провадження у справах про правопорушення – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia, k.p.w.).

Про порушення інспектор повідомляє – залежно від їхнього виду – ZUS (Управління соціального страхування), начальника митно-податкового управління (urząd celno-skarbowy), Поліцію або Прикордонну службу (Straż Graniczna) та старосту (starosta) (ст. 37 абз. 2 Закону про PIP). Більше в порадникові Легалізація працевлаштування іноземців у 2026 р.

Крок 5. Визначте, хто приймає інспектора

Призначте особу, яка за вашої відсутності прийме інспектора, попросить пред’явити посвідчення та повноваження, занотує обсяг і строк перевірки та пред’явить книгу перевірок. Протокол підписує особа або орган, що представляє суб’єкта перевірки (ст. 31 абз. 3 Закону про PIP), тож заздалегідь визначте, хто має на це повноваження.

Попередьте колектив, що інспектор може допитувати працівників і зберігати їхню особу в таємниці (ст. 23 абз. 2). Не узгоджуйте з ними «версію»: попросіть давати предметні, правдиві відповіді. У межах представництва під час перевірки я супроводжую підприємця при перевірочних діях і пильную обсяг повноваження та строки.

Контрольний список перед візитом інспектора

• Договори доручення та B2B переглянуто на ознаки трудових відносин.
• Трудові договори письмово, особові справи повні.
• Облік робочого часу відповідає графікам і платіжним відомостям; відпочинок 11 і 35 годин дотримано.
• Зарплату та надурочні виплачено вчасно.
• Чинні медичні висновки, навчання з охорони праці та оцінка професійного ризику.
• Документи іноземців та реєстрація в системі страхування.
• Книга перевірок під рукою, призначено контактну особу, електронні документи готові до дистанційних дій.

Чим закінчується перевірка PIP?

Свої висновки інспектор оформлює в протоколі, а якщо порушень не виявлено – може обмежитися службовою запискою (ст. 31 абз. 1 і 10 Закону про PIP). До підписання протоколу ви можете подати вмотивовані заперечення – письмово, протягом 7 днів від представлення протоколу, – а інспектор мусить їх розглянути (ст. 31 абз. 4–6). Докладніше в тексті Протокол перевірки – що далі.

Щодо роботодавця, який розпочинає діяльність, а також коли не виявлено безпосередньої загрози життю чи здоров’ю і умисного правопорушення, інспектор може в обґрунтованих випадках обмежитися усним попередженням (ст. 37a).

Штрафи та мандати після 8 липня 2026 р.

Чим я можу допомогти

У межах «холодного» аудиту я перевіряю договори, облік робочого часу, документацію з охорони праці та законність працевлаштування. Коли перевірка вже триває, я готую документи в обсязі, зазначеному в повноваженні, а після неї допомагаю підготувати заперечення до протоколу та відповідь на післяперевірочне звернення. Склад пакетів ви знайдете на сторінці послуг.