Податковий контроль у фірмі: три процедури і як підготуватися

«Податковий контроль» (kontrola skarbowa) — це розмовна назва трьох різних процедур: перевірочних дій (czynności sprawdzające), податкової перевірки (kontrola podatkowa) та митно-податкової перевірки (kontrola celno-skarbowa). Вони різняться тим, хто їх проводить, чи отримаєте ви повідомлення, чи захищають вас ліміти часу із Закону про підприємців (Prawo przedsiębiorców) і — що найважливіше — до якого моменту ви можете дієво скоригувати декларацію. Підготовку почніть із того, щоб установити, в якій процедурі ви перебуваєте, — це випливає з першого листа з податкової.

Три процедури замість одного «податкового контролю»

За даними Національної податкової адміністрації (KAS), у 2025 р. проведено майже 2,64 млн дій з перевірки розрахунків, зокрема 8722 податкові перевірки та 5113 митно-податкових перевірок. Решта — перевірочні дії: KAS заявляє, що вдається до них у першу чергу, а митно-податкову перевірку спрямовує на виявлення шахрайства, а не помилок.

Перевірочні дії — найчастіший і найменш формалізований режим

Тут податкова перевіряє, зокрема, своєчасність декларацій і платежів, формальну правильність документів та їх відповідність фактичному стану (ст. 272 Податкового кодексу). Типові листи:

• виклик для надання пояснень або доповнення декларації — орган мусить указати, чому ставить дані під сумнів (ст. 274a § 2);
• інформація про коригування з ініціативи органу — при рахункових помилках і очевидних описках податкова сама виправляє декларацію, якщо зміна не перевищує 10 000 злотих (zł) (до 30 вересня 2026 р. ліміт становив 5000 злотих); у вас є 14 днів на заперечення, яке скасовує коригування (ст. 274 § 1 п. 1 і § 3);
• вимога документів щодо контрагента — коли перевірка або провадження триває у вашого контрагента, податкова може вимагати від вас документи в цьому обсязі (ст. 274c § 1).

Тут немає ні попередження, ні ліміту днів, але право на коригування не зупинене. Відповідайте у строк, зазначений у виклику, по суті та з підтвердними документами. З 1 жовтня 2026 р. коригування, з якого випливає переплата понад 10 000 злотих, подають із письмовим обґрунтуванням причин (ст. 81 § 2b).

Податкова перевірка — повідомлення, повноваження і ліміти

Про податкову перевірку податкова, як правило, попереджає заздалегідь. У повідомленні зазначаються обсяг перевірки, попередній перелік очікуваних документів та відомостей, а також роз'яснення права подати коригування (ст. 282b § 4). Перевірка починається не раніше ніж через 7 днів і не пізніше ніж до закінчення 30 днів від вручення; раніше — лише за вашою згодою або за вашою заявою (ст. 282b § 2–3). Це час на перегляд документів і рішення про коригування.

Повідомлення не буде, зокрема, тоді, коли перевірка стосується обґрунтованості повернення VAT (ПДВ), незареєстрованої діяльності або має позаплановий характер і стосується касового апарата (ст. 282c § 1). Перевірка починається з вручення повноваження та пред'явлення службового посвідчення (ст. 284 § 1). У виняткових випадках — для запобігання податковому злочину чи проступку або для забезпечення доказів — досить посвідчення, а повноваження вручають протягом 3 робочих днів (ст. 284a § 1–2). Обсяг перевірки не може виходити за межі повноваження (ст. 283 § 5).

До податкової перевірки підприємця застосовується глава 5 Закону про підприємців (ст. 291c Податкового кодексу). Усі перевірки одного органу за рік не можуть тривати довше ніж 6 робочих днів у мікропідприємця (до 12 липня 2025 р. — 12 днів), 18 — у малого, 24 — у середнього і 48 — у решти (ст. 55 абз. 1). Ліміт не діє, наприклад, при перевірці обґрунтованості повернення VAT до його здійснення (ст. 55 абз. 2 п. 6). Про книгу перевірок (książka kontroli) і спротив (sprzeciw) я пишу в тексті про права підприємця під час перевірки.

Митно-податкова перевірка — без попередження і без лімітів

Її проводить начальник митно-податкового управління (ст. 61 Закону про KAS). Повідомлення ви не отримаєте: перевірка починається в день вручення повноваження, а коли обставини вимагають негайних дій — після пред'явлення службового посвідчення (ст. 62 абз. 2–3). Глава 5 Закону про підприємців не застосовується (ст. 93 Закону про KAS), тож немає ні ліміту днів, ні спротиву за цим законом. Перевірка має завершитися за 3 місяці, але орган може призначити новий строк, письмово вказавши причини (ст. 63 абз. 1–2).

Найважливіший строк спливає з першого дня: у податкових справах ви маєте 14 днів від вручення повноваження на коригування в обсязі, охопленому перевіркою; подане пізніше, але до кінця перевірки, воно не має правових наслідків (ст. 62 абз. 4). Така перевірка закінчується врученням результату перевірки (wynik kontroli) (ст. 82 абз. 1). Від цього дня ви маєте ще 14 днів на коригування, якщо погоджуєтеся з висновками повністю або частково (ст. 82 абз. 3). Якщо ви його не подасте або орган його не врахує, перевірка перетворюється на податкове провадження — постановою, що не підлягає оскарженню (ст. 83 абз. 1 і 3).

Коригування декларації: одне право, три різні строки

• Перевірочні дії — коригування подаєте в будь-який момент (ст. 81 § 1 Податкового кодексу).
• Податкова перевірка — коригуєте до початку перевірки або після вручення протоколу. Під час перевірки право зупинене в охопленому нею обсязі, а подане в цей час коригування недійсне (ст. 81b § 1 і 2).
• Митно-податкова перевірка — два вікна по 14 днів: після вручення повноваження і після вручення результату перевірки.

Коригування має значення і з погляду кримінально-податкової відповідальності: згідно зі ст. 16a Кримінально-податкового кодексу (Kodeks karny skarbowy) не підлягає покаранню особа, яка вчинила діяння, пов'язане з поданням декларації, якщо подано юридично дійсне коригування, а недоплачену суму сплачено негайно — за умови, що до коригування не було розпочато досудове провадження. Цифри для коригування узгодьте з бухгалтером або податковим консультантом.

Обов'язки того, кого перевіряють

Під час податкової перевірки ви мусите, зокрема (ст. 287 і ст. 284 § 1 Податкового кодексу):

• надавати у встановлений строк пояснення щодо предмета перевірки та подавати затребувані документи;
• забезпечити перевіряючим умови для роботи — за можливості окреме приміщення та місце для документів;
• передавати на вимогу витяг із книг і бухгалтерських документів у структурі JPK (Єдиний контрольний файл, Jednolity Plik Kontrolny), а також — власним коштом — переклад іншомовних документів;
• призначити представника (pełnomocnik) на випадок своєї відсутності, якщо у вас немає загального або спеціального представника.

Схожий перелік для митно-податкової перевірки містить ст. 72 Закону про KAS. Необґрунтована відмова надати пояснення чи пред'явити документи може закінчитися дисциплінарним штрафом (kara porządkowa) — у 2026 р. до 3800 злотих (ст. 262 § 1 Податкового кодексу, «Монітор Польський» (M.P.) 2025 р. поз. 761), а зрив або утруднення дій карається штрафом до 720 денних ставок (ст. 83 § 1 Кримінально-податкового кодексу). Ви також маєте право брати участь у контрольних діях (ст. 285 § 1).

Протокол і 14 днів на заперечення

Податкова перевірка закінчується в день вручення протоколу (ст. 291 § 4). Якщо ви не погоджуєтеся з висновками, ви маєте 14 днів від вручення на заперечення або пояснення разом із клопотаннями про докази; перевіряючий має ще 14 днів на відповідь з обґрунтуванням (ст. 291 § 1–2). Відсутність реакції означає, що вважається, ніби ви не оспорюєте висновки (ст. 291 § 3).

Якщо перевірка виявила порушення, а ви не подасте коригування, яке враховує їх повністю, орган розпочинає податкове провадження — не пізніше ніж протягом 6 місяців після закінчення перевірки (ст. 165b § 1). Законом не передбачено заперечень до результату митно-податкової перевірки: відповіддю є коригування або спір у податковому провадженні. Подальші кроки я описую в статті протокол перевірки — що далі.

JPK, KSeF і дистанційні дії

Щомісяця податкова отримує реєстр VAT у файлі JPK_V7 (ст. 109 абз. 3b–3c Закону про VAT (ustawa o VAT)), а в кожній із трьох процедур може вимагати книги та бухгалтерські документи у структурі JPK (ст. 193a § 1 Податкового кодексу, ст. 72 абз. 1 п. 1a Закону про KAS). З 2026 р. підприємці, які сплачують PIT і надсилають JPK_V7M, ведуть книги виключно в комп'ютерних програмах, а перші річні файли (наприклад JPK_PKPIR, JPK_EWP) надішлють у 2027 р.

KSeF (Національна система е-рахунків): з 1 лютого 2026 р. структуровані рахунки-фактури обов'язково виставляють платники податків, у яких продажі з VAT перевищили у 2024 р. 200 млн злотих, а з 1 квітня 2026 р. — решта (ст. 106ga абз. 1 і ст. 145l Закону про VAT). Перехідне положення дозволяє користуватися паперовими та електронними рахунками-фактурами лише до 31 грудня 2026 р. — зокрема платникам, у яких вартість продажів з VAT, підтверджених такими рахунками, не перевищує 10 000 злотих на місяць (ст. 145m). Положення про грошові штрафи за виставлення рахунків поза системою (ст. 106ni абз. 1) діють з 1 січня 2027 р. Рахунки з KSeF надаються органам KAS (ст. 297h § 1 Податкового кодексу), тому податкова не вимагає їх у формі JPK (ст. 193a § 1a).

Дистанційно: за вашою згодою перевірка або окремі дії можуть проводитися листуванням або в електронній формі (ст. 51 абз. 3a Закону про підприємців). З 1 жовтня 2026 р. Податковий кодекс дозволяє також допитати сторону чи свідка дистанційно, з передачею зображення і звуку (ст. 199b); при митно-податковій перевірці це передбачає ст. 76 Закону про KAS.

Строк давності — як далеко назад сягає перевірка

Податкове зобов'язання погашається давністю зі спливом 5 років, рахуючи від кінця календарного року, в якому минув строк сплати податку (ст. 70 § 1 Податкового кодексу). Податок зі строком сплати у 2021 р., як правило, погашається давністю з кінцем 2026 р. — і до цього часу ви зберігаєте книги та пов'язані з ними документи (ст. 86 § 1). Строк може подовжитися: його перебіг зупиняють, зокрема, порушення кримінально-податкового провадження, про яке платника повідомлено, та скарга до адміністративного суду (ст. 70 § 6 п. 1–2), а перериває застосування заходу примусового виконання, про який платника повідомлено (ст. 70 § 4).

Стан на жовтень 2026 р.: закон від 15 травня 2026 р., який мав змінити правила зупинення перебігу строку давності зі ст. 70 § 6 п. 1, був 11 червня 2026 р. заветований Президентом і не набрав чинності — норма й надалі діє.

Чек-лист: що зробити після першого листа

• Визначте режим: виклик (перевірочні дії), повідомлення (податкова перевірка) чи повноваження з митно-податкового управління.
• Запишіть дати вручення і порахуйте строки: 7–30 днів до початку перевірки, 14 днів на коригування, 14 днів на заперечення.
• Перевірте повноваження: орган, перевіряючі, обсяг, дата початку та передбачуваний строк закінчення (ст. 283 § 2).
• Вирішіть щодо коригування, перш ніж мине строк на нього.
• Зберіть документи з попереднього переліку і перевірте з бухгалтерською фірмою готовність сформувати файли JPK.
• Призначте контактну особу та представника на випадок відсутності; підготуйте робоче місце для перевіряючих і ведіть перелік переданих документів.
• Підготуйте книгу перевірок і перевірте, скільки днів ліміту орган уже використав (податкова перевірка).

Внески окремо перевіряє ZUS (Управління соціального страхування), за іншими правилами — див. перевірку ZUS у фірмі.

Чим я можу допомогти

У межах передперевірочного аудиту я разом із вами впорядковую документи з попереднього переліку, складаю календар строків і готую людей, які контактуватимуть із перевіряючими. Я займаюся організаційним боком перевірки; податкові розрахунки та зміст коригувань залишаються на боці вашого бухгалтера або податкового консультанта, а податкові консультації та представництво перед податковими органами — на боці професійного представника, наприклад податкового консультанта. Якщо перевірки ще немає, подивіться, чим відрізняється «холодний» аудит від передперевірочного, а обсяг пакетів ви знайдете на сторінці послуг.